コラム

看護師の仕事効率化!サービス残業をなくし、仕事を早く終わらせる方法

仕事でいつも定時が迫ってくると聞かれる言葉。

『なんか残ってくことある?』

『なにか手伝える事ありますか?』

これに対して

『大丈夫です、あとは記録だけ』

『あとは見直しだけだから終わります』

あなたはこうやって言いながらいつも残業をしてはいないでしょうか?

あなたの病棟には『もう終わります』の言葉を発してから、なかなか仕事を終えない人いると思います。

もしくはあなたがそうではないでしょうか?

あとは記録だけでも、やっぱり定時に帰りたいですよね。

毎日の自分の働き方を見直すことでもっと仕事を効率化できないかと考えている看護師は実は少ないのではないでしょうか。

私自身の周りに仕事が早い先輩はたくさんいるが、仕事を効率化する仕組みを作っている先輩には出会ったことがなかったです。

そこで仕事を効率化するために私がやったこと、それは仕事の見える化とルーティーン仕事をやらないようにすることです。

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看護師の仕事はルーティーンワークだからこそ効率化しやすい

私達看護師の仕事はかなりのルーティーンワークです。

朝職場に行き情報をとって患者さんの元へいき、バイタルを取る。

その間に話を聞いたりケアを行ったり検査の説明をしたり薬剤の投与を行う。

そして日々の患者さんの様子を記録に残していく。

看護師の仕事はこのような流れでどこの職場もそれ程大きな違いはないはずです。

この仕事の中で効率化できる事、毎日同じ事をやっていないか考えて気が付きました。

同じ内容、もしくは似たような内容の文章を毎日毎回書いている事に。

ここに効率化できるヒントを見つけました。

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記録のテンプレート化をすすめる

自分が働く病棟は診療科が大まかに決まっているはずです。

患者さんに個人差はあれど同じ疾患なら観察項目はほとんど同じなはず。

ここを捉えて自分だけのテンプレート記録を作るのです。

例えばよく来る肺炎の場合

呼吸音ロンカイ 左右差なし
酸素L経鼻でSPO2低下なし
呼吸平静 努力呼吸なし チアノーゼなし
白色痰あり 量はそれほど多くない
体温

こんな感じでその疾患なら絶対に観察する項目はテンプレートとして準備しておきます。

そしてパソコンのユーザー辞書に

『はいえんテンプレ』

と入力するとこれが出てくるようにしておくと記録はかなり早く書けるはずです。

電子カルテの場合画面右下の『あ』⇛『A』と変更できるタブを右クリック→ユーザー辞書

こちらに登録しておけば直ぐにテンプレの文章が出てくるはずです。

もちろんプラスαで患者さんに合わせた項目を追加することで個別性ある記録にできます。

毎日似たような記録を書くなら骨格を決めてそれに枝葉を付けていくような書き方をすれば早く書けるとは思いませんか。

自分の病棟によく来る疾患のテンプレを自分で作って、あとから記録を書くのでなくその場でどんどん入力するように書いていけば

『あと記録だけです』

と言ってダラダラ記録を書くことがなくなります。

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メールの返信はその場でしよう

仕事に行くと朝から山ほどのメールが来ていてうんざりしますね。

ほとんどの人は

『後でやろう』

と思って返すべきメールに返信しないでズルズル残し、仕事が終わってサービス残業でメールの返信をしています。

それではいつまでたっても早く帰れるようになりません。

メールは基本見たらすぐ返す。

考える必要があるものも1分考えて返信。

とにかく先延ばしが1番いけません。

私が務める病院も働き方改革でメール会議なるものに変更してメールが本当に増えました。

毎日どんどんさばいていかないと仕事は貯まるばかり。

メールは見たときに即返信を基本にしましょう。

考える必要があっても1、2分考えて返信しましょう。

実はあとからじっくり考えても、短い時間で考えたものとそれ程違いがない事がほとんどです。

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仕事を見える化する

私は日々の仕事を表を作って見える化することで何が終わって何が終わってないかを正確に把握して仕事をしています。

私達看護師の仕事はルーティーンワークです。

特にリーダーのときは1日の流れが決まっているのである程度仕事になれたらチェックリストを自分で作って見ましょう。

そのチェックを埋めていくように仕事をすればもれなく仕事を進めていけます。

特に忙しいときは何が終わっていて何が終わっていないのかわからなくなるときは無いでしょうか?

チェックリストを使うとそれがなくなるので誰かに仕事を振るときも具体的に支持が出せるので便利です。

ちゃんと自分が仕事をもれなく終えられているか不安でいつまでも電子カルテを見直すような事をしていてはいけません。

チェックリストで仕事の見える化でもれなく正確に仕事を進めましょう。

看護業務以外で自分がするべきことの一覧を作る

私達看護師は患者さんに関わる病棟業務以外に、係の仕事、病棟グループの仕事、看護研究、その他の仕事とやるべき仕事がバラバラに存在しています。

自分がやらないといけない事を把握できていないと提出物の遅れや周りに迷惑がかかったり何時までも仕事が進まないことも。

自分の仕事量を漠然としか把握していないと山のように仕事を抱えているような気持ちになりませんか?

そうならないために自分の仕事リストを作ります。

電子カルテの場合は自分の個人フォルダにやるべき仕事を自分がわかりやすいようにカテゴリーに分けて箇条書きにして整理していきます。

やるべき仕事が増えたらここに書き込んでいきます。

毎回仕事に行くたびにそれを見て空いた時間で優先順位の高いものからこなしていく。

こうすれば期限を過ぎたりやり忘れを防ぐことができます。

また定期的にある上司との面談でこの紙を見せて

『こうして仕事の整理をして進めてます』

と伝えるとあなたの評価は間違いなく上がりますよ!

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まとめ

上に書いた事は私が仕事を効率的に進めていくためにやっている事です。

当たり前の内容ですが意外と周りの看護師をみていてこうした工夫をしていない人が多いです。

そして仕事を効率化することで私自身明らかに残業は減ったし仕事の抜けや漏れ、期限が過ぎるなどのミスは減りました。

毎日行う仕事ですから工夫して自分の負担を減らして自分の時間を取れるようにできたらいいですね!

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